- ¿Qué son los bottlenecks?
- Principales pistas de que tus procesos son lentos
- Identifica los bottlenecks y empieza a aumentar tu productividad
- Nuestra solución especializada
¿Qué son los bottlenecks?
Identifica los Bottlenecks, pero primero debes saber qué son y cómo afectan la productividad de los negocios, en la vida cotidiana hay muchos ejemplos que nos pueden ayudar a entenderlos de una manera más sencilla, ¿no les pasa que en sus empleos cuando hacían un trabajo en grupo, la mayoría de ustedes tenían todo listo, pero había 1 o 2 miembros del equipo que no tenían su parte? Y aunque ustedes tuvieran listos sus aportes, la realidad era que sin el total de las aportaciones, no podían entregar el trabajo y eso hacía que se retrasaran en sus responsabilidades laborales, por 2 miembros todo el equipo se vio afectado, estos retrasos podían ser por múltiples razones, tales como, exceso de carga laboral de uno o más miembros del equipo, por enfermedad, permisos justificados e incluso por vacaciones no contempladas dentro del desarrollo del proyecto o entrega, lo importante es que no contemplar las actividades productivas como un todo crea un impacto negativo y genera retrasos, estas actividades son bottlenecks o cuellos de botella, básicamente se trata de un componente que limita todo el potencial de un proceso productivo.
Un ejemplo más técnico Identifica los Bottlenecks
Otro ejemplo podrían ser el de los teléfonos inteligentes o computadoras, cuando de pronto el dispositivo se hace muy lento o se congela, esto normalmente ocurre en determinadas tareas que requieren muchos recursos tecnológicos del sistema, como pueden ser los juegos, esto genera que nuestros equipos presenten fallas, se bugueen, se colapsen y hasta se cierren solos, de manera más simplificada pasa cuando no tenemos las herramientas o recursos disponibles en nuestros negocios y esto lo que hace es retrasar los procesos en todas las áreas de la compañía.
Cuando no hay una comunicación eficaz entre las diferentes áreas de nuestra empresa, suele suceder que la información que debemos procesar no llega a tiempo o llega con fallos (para entender mejor esto aconsejamos leer nuestro articulo “Datos llevados a la acción”), y como sabemos, datos inexactos, son la puerta para el caos total, porque terminamos basando nuestro trabajo, esfuerzo y productividad en una información que es incorrecta, lo que significa, que todo lo que hagamos, siempre dará error, esto claramente ralentizara todos nuestros procesos, lo que se traduce en perdida para la compañía. De aquí, deviene la importancia de saber que son los bottlenecks o los cuellos de botella, y aprender cómo lidiar con estos.
Principales pistas de que tus procesos son lentos – Identifica los Bottlenecks
Siguiendo los ejemplos anteriores, cuando tenemos un bottleneck no identificado en nuestros procesos, significa que nuestro trabajo está siendo ralentizando por algún componente que no está siendo atendido de manera adecuada, esto puede producirse porque hay un sistema dentro de la empresa anticuado que se utiliza en los procesos de gestión y este está haciendo que las tareas se realicen de manera mucho más lenta de lo que deberían.
Una de las principales características o pistas que te deben gritar “BANDERA ROJA” es que tu equipo este utilizando sistemas como Excel para llevar informes de seguimiento, esto da paso a la segunda pista de qué está relentizando tus procesos, y es la falta de comunicación eficaz de tu equipo, si los miembros de tu equipo no se comunican de manera eficaz lamentablemente, tus procesos tendrán un problema aún mayor, porque los resultados siempre obtendrán error, por el hecho de que siempre se estaría trabajando sobre información inexacta, lo que significa, que la productividad seria nula, las ganancias serian inexistentes y los procesos tardarían eternidades.
Una pista que te deben gritar “BANDERA ROJA” es que tu equipo este utilizando sistemas como Excel para llevar informes de seguimiento.
Es de suma importancia que dentro de tu empresa tengas un sistema que pueda “matar dos pájaros de un tiro”, es decir, un sistema que les permita archivar información relevante y que esta pueda ser enviada a demás miembros en tiempo real, de manera tal, que las demás áreas de tu empresa, tenga acceso a la información y sus cambios en tiempo real, eliminando así los datos inexactos y aumentando la productividad en los procesos, mientras se crea una comunicación eficaz y asertiva entre los miembros de tu equipo.
Identifica los bottlenecks y empieza a aumentar tu productividad
Ahora que ya tenemos bastante claro qué son las bottlenecks o cuellos de botella y cuáles son las pistas que nos pueden guiar a hacia un posible fallo en nuestro equipo, es tiempo de que aprendamos a como podemos identificar los bottlenecks para empezar a aumentar nuestra productividad, como se había explicado anteriormente, cuando los procesos son lentos en cualquier tarea que estemos realizando, si o si terminara siendo una carga innecesaria para la empresa, de tal manera, que el hecho de que una sola tarea se ralentice significaría que las demás tareas o metas, también tendrían retrasos, todo trabaja de manera interconectada en una buena compañía, de aquí deviene la verdadera importancia de identificar donde están los problemas y como solucionarlos a tiempo para que no afecten a otras tareas y otros equipos, para solventar estas situaciones es necesario clasificarlos.
Identifica los Bottlenecks y tipifícalos
Para tomar acciones correctivas, debes identificarlos y tipificarlos determinando las principales causas que los generan. Existen 2 tipos de BottleNeck:
- Short-Term: son causas temporales, no suponen un peligro significativo en la producción, puede deberse a que una persona del equipo requirió un permiso temporal, este tipo de eventualidades pueden ser resueltas de manera simple si se cuenta con la comunicación adecuada entre las distintas áreas de la organización, se trata de un retraso puntual que puede ser resuelto de manera simple. Otro ejemplo de estas puede ser un retraso en la llegada de materia prima por alguna eventualidad en la cadena de distribución del proveedor, es importante establecer que pueden ser internas o externas.
- Long-Term: ocurren todo el tiempo y pueden ir acumulándose significativamente, puede ser por una máquina que no tiene el rendimiento adecuado o un proceso en sí que no está generando los resultados esperados en un tiempo definido, lo complejo de estos es dar con ellos, pero una vez que son detectados pueden resolverse modificando la disposición de máquinas o equipos, haciendo mantención y colocando a punto la maquinaria entre otros.
Detección inicial de Bottlenecks
Si bien podemos tener ya tipificados los Bottlenecks, de qué manera los detectamos inicialmente, pues para esto debemos concentrarnos en nuestro proceso productivo como un todo, ver como interactúan distintos departamentos o unidades productivas, con esta visual completa podremos:
- Identificar las áreas donde se produce la acumulación.
- Evaluar el rendimiento de todos los sub-grupos involucrados considerando recursos humanos, sistema y maquinaria.
- Evaluar si el equipo/maquinaria involucrada en estos procesos operan de manera adecuada.
- Buscar dónde se encuentra el punto de mayor tiempo de espera.
Si bien todo este trabajo se puede llevar de manera manual, también es posible contar con sistemas que puedan identificar de manera automatizada cuáles son las tareas o el equipo que esta retrasado y por qué se está retrasando, y nos de algo así como una alarma que nos indique en tiempo real cuándo una tarea está tardando más de lo debido, una vez que se identifican los problemas, lo siguiente es corregir y de esta manera podemos aumentar nuestra productividad, y si logramos identificar los problemas a tiempo, logramos que estos no sean una carga para el resto de tareas, actividades, metas y equipos.
Tecnología para lidiar con los Bottlenecks
Ya hablamos de identificar los BottleNecks de tu negocio y tipificarlos, pero para detectar realmente dónde se encuentran debes empezar por minar los datos de tus procesos productivos, una vez tengas toda la información disponible, es que podrás darle nombre a los retrasos y generar acciones que estén realmente alineadas a solventar la situación.
Es además deseable que antes de accionar dispongas con modelos de simulación para que te asegures de que las decisiones tomadas son realmente efectivas, existen programas que usan Inteligencia Artificial y Auto ML, ayudando no solo a detectar problemas actuales y simular escenarios para su solución, sino, que también permiten predecir futuras relentizaciones en el sistema en base a condiciones dadas. Estas soluciones ayudan de manera correctiva y preventiva con lo que de cierta manera garantizas que tus procesos estén afinados y no sufran retrasos. En fin se trata de asistencia que identifica los bottlenecks y te apoya en el proceso de eliminación de estos.
